项目管理干货——如何做好EPC项目合同管理-华鼎维赢项目管理

EPC合同模式并非适用于所有项目。当承包商选择或接受EPC合同模式时,至少要做好以下五个方面的工作-EPC项目管理

做好设计管理工作

EPC合同中的设计(Engineering)工作区别于传统合同模式下的设计(Design)工作,它包括概念设计、详细设计、施工图设计等方面。根据国际上相关经验统计,EPC合同设计阶段对项目成本的影响达75%左右,因此做好设计管理工作能为有效地控制项目成本奠定坚实的基础。

1、要研究透业主要求

业主要求是EPC合同的重要组成部分,也是承包商进行项目设计的最重要依据。业主要求会渗透在合同文件的各个部分,如合同条款、设计文件、技术规范等。对此,承包商在投标前就要进行仔细研究:

一是全面理解业主的要求,明白业主究竟想要什么;

二是对业主要求中开口或模糊的内容进行明确,为项目划定一个相对封闭和明确的边界。

2、高度重视设计接口协调工作

EPC合同一般涉及的都是大型综合性项目,涵盖专业多,接口复杂。承包商设计管理的重心之一便是接口协调工作。雇佣一家总体协调单位来进行设计接口协调十分必要,其职责主要包括:

一是制订项目设计进度计划并进行动态管理;

二是制定详细的项目接口责任矩阵,规定各个分包商应在何时向其他分包商提交自己的接口需求,并按计划进行监督;

三是在设计伊始,向各设计分包商提供统一的设计参考(坐标)点作为共同参考点;

四是为不同的专业指定和分配不同的图层。

上述工作对于控制项目设计进度、减少设计冲突等十分有效。

3、应注重价值工程工作

价值工程即优化设计工作,是EPC承包商做好设计管理的另一个重心。

一是聘请独立的设计评估咨询,对其他设计分包商的设计成果专门进行价值工程的评审;

二是在签订设计分包合同时,在合同中以限额设计、成本节约奖励或联合体等方式鼓励设计分包商注重优化设计。

EPC承包商一定要在整个设计阶段树立牢固的价值工程意识,避免迷失在业主无穷无尽的审查中,一味去满足业主的种种要求,最后业主的目的达到了,而项目的成本也超出了预算。承包商既然承担了更多的风险和责任,他也应获得更大的实施项目的自由权,承包商应以此理念为指导原则,恰当处理业主的各种要求,做到业主要求和自身权利的一种平衡。

做好分包合同采购工作

对分包商的管理,考验着承包商的综合管理水平和资源整合能力,也决定着项目最终的执行效果。

1、建立合理的工程分包招标机制

首先需制订与项目总体计划相匹配的分包招标工作计划,建立招标流程。由项目法律合约部门牵头,与各专业技术部门分工合作。分包合同的工程范围、规范应由相关专业部门提出和把关,而有关商务条款方面,则应由法律合约部门把关,价格和预算由预算控制人员把关。

2、注意主合同中承包商义务和风险的合理传递

在与分包商签订合同时,专业技术人员要对主合同中相对应的工程范围及要求进行研究,做到在分包合同中不漏项、无断档,而商务人员要对合同中有关承包商的义务和风险进行研究,并在分包合同中进行合理转移。

3、注意合同边界条件的界定

除了对分包工程范围划定清楚外,对分包合同的边界条件也要界定清楚,如施工临时用水用电、执照审批、纳税责任和保险义务等要明确由哪一方负责。

4、规定分包商提供单价分析和施工计划的深度

上述文件是承包商评估分包商变更索赔的主要依据,若深度不够,不利于承包商对分包商的变更索赔做出准确的评估。

做好成本控制工作

EPC项目的工作内容繁杂而庞大,其成本构成也很复杂,很难窥一斑而见全豹,若承包商成本意识淡薄,在每项支出中没有做到精打细算,待到发现成本超支为时已晚,后果将是灾难性的。

1、做好预算控制

项目应设专职预算控制人员,在项目伊始就对项目成本按工作内容、专业等进行详细划分。每项支出都应经过预算控制人员的审核把关,并与项目成本中对应的预算进行比较,对于超出预算的支出,要及时向项目管理层进行汇报,只有在制定了补救措施后,才允许超支发生,做到项目成本的动态管理、实时预警和及时补救。

2、做好项目现金流规划

承包商应对项目现金流提前有一个合理的预期与规划。要根据项目预付款的额度、成本发生至获得业主计价款的时间差、订货周期较长的物资设备的付款以及大型分包合同的预付款等方面,计算出项目各个时段内的资金需求计划,判断项目何时或是否需要融资,并据此制订融资计划,尽可能降低融资成本。

做好项目变更索赔的基础工作

在EPC合同执行过程中,出现变更和索赔几乎不可避免。然而承包商要想最终取得变更索赔工作的成功,下述基础工作必不可少。

1、做好合同的研究工作

首先要对合同中规定的可变更或索赔的事件进行梳理,厘清业主和承包商各自的风险事件,发现并关注将来可能发生的变更索赔机会;其次要了解合同规定的变更索赔程序。这样,承包商才会在项目实施过程中敏锐地识别到变更索赔机会,并按合同要求的程序主张和保护自己的权利。

2、做好项目进度计划并及时更新

项目进度计划是在发生索赔事件时承包商主张权利的基本依据之一,变更索赔基本都与时间相关,业主在评估承包商与时间有关的索赔时,其依据往往就是承包商前期提供的基准进度计划,通过计划与实际的对比,分析某一索赔事由是否导致了工期延长以及是否发生在关键线路上等,由此判定索赔是否成立。承包商制订一个可行的基准进度计划并对其进行及时更新和维护,会对其变更索赔的成功起到关键作用。

3、做好项目同期记录

同期记录可以证明变更索赔事件发生的缘由及过程,承包商为此所做的努力,所花费的人、材、机等资源,是承包商主张权利时的重要依据。有些同期记录虽然未经业主的认可,仍然可被仲裁或诉讼过程中第三方采纳,作为判断依据。

同期记录,可以是文字、图片、音频或视频资料,可以是往来信函、会议纪要、施工日志、资源调配记录、天气情况记录等。另外参与项目的人员都应有记录施工日志的习惯,并以合同规定的语言书写,以中文记录的日志,其作证效力会降低。

做好公关沟通工作

1、应尽快获得业主、监理的信任与尊重

尊重来自于对方的信任,而信任来自于对承包商展示的专业素质的认可。承包商应从浇筑第一方混凝土、开挖第一方土石开始,严格按照工艺流程和规范要求操作,给业主、监理展现出诚信、规范的形象;在与业主、监理有不同意见时,能以合同规定、规范要求或设计图纸为理据与其交涉,展示出承包商人员的专业素养,避免简单粗暴地拒绝,从而获得业主和监理的信任和尊重。要做到这些,承包商要加强对员工的合同培训和商务礼仪培训,做到在与业主、监理交流时,能使用合同语言有理有节地进行。

2、应注重与业主、监理的感情沟通

在双方有了信任与尊重的基础上,承包商通过了解当地的文化宗教背景和风俗习惯等,掌握跨文化交流的技巧,挑选精通当地语言并了解当地风俗的人员专门负责与业主、监理的情感沟通工作,以便与其建立更为融洽的关系,进一步为项目的执行创造良好的外部环境。

当然,EPC项目执行过程中需要关注和解决的问题还有很多,如项目核心管理人员的选择与配备、项目风险管控、项目商务合同管理等等,并非仅是上述几个方面。承包商在项目执行过程中要进行统筹考虑,防微杜渐,知而后行,以期取得好的结果。

本文来源微信号“国际工程与劳务”,作者:孙尚兴,原文标题:《EPC合同执行中应该做好的几件事》。

 

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