项目管理复盘如何做-华鼎维赢项目管理

项目管理经理作为项目经理,我们应该如何进行项目总结呢?推荐“复盘四步法”:回顾目标、评估结果、分析原因、总结经验,在项目实施过程中不断总结复盘,提升项目管理能力。项目复盘的结构在许多地方与事后回顾是类似的。主要包括:重温项目的目标和交付成果、过去哪些做得比较好、哪些能做得更好些。与事后回顾相比,复盘仍有一些特点:更有深度、前瞻而规范、邀请客户参加。

对于项目复盘,这12个项目操作被公认为是屡试不爽的“秘诀”。

01
召集会议

在项目结束时,项目经理要以最快的速度召集项目复盘会议,比较理想的时间是项目结束后两周内进行复盘。如果时间过得太久才开会复盘,记忆中的事情会被其他事情影响或冲淡,变得模糊不清。

项目经理可以考虑将项目复盘会变成一次庆祝活动。会议时间至少要保证每个人发言时间不少于20分钟,如果是长期的、连续的和复杂的大项目,还应适当延长时间。

02
邀请合适的人
如果可能的话,邀请一个“客户”参加研讨。如果有一个类似的项目正准备开始,或已经开始,那么邀请这个新项目小组成员参加复盘会,将是非常有价值的事情,因为这样可以让刚刚总结出来的经验,立即派上用场。
03
任命联络人
要保证项目复盘的各项工作顺利推进,必须指定一名独立的联络人。这个人最好是与这个项目关系不大的第三方人员。联络人的核心职责是引导大家讨论、开好项目复盘会,他不必熟悉要讨论的内容,也不必是项目业务方面的专家。
04
重温项目的目标和交付成果
项目复盘也要从最初的项目目标开始,询问“我们预期的目标是什么”及“我们真正取得的成果是什么”。
联络人可能要问客户或参与者:“你们是否达到了预期目标”,并可以按照项目的“关键成功因素”或“关键绩效指标”,逐个了解项目是否实现了预期目标,是否让客户满意,包括工期、成本、质量等。
05
重温项目的计划或过程

对于大型或复杂的项目,应该重新审查项目计划,将计划和实际进行的情况进行比较,找出其中的差距。如果可能的话,项目经理可以描绘出项目的“全貌”,这样会很有价值。

联络人可以和小组成员一起,画出一个项目实际进度的流程图,同时确定各个阶段的核心任务、关键步骤和决策点。使用这种方法,我们可以发现项目哪些部分延迟了、哪些提前了、哪些完成的效率很高、哪些拖拖拉拉、哪些部分小组成员还不大清楚做到了哪一步。

06
询问“什么做得很成功“
从做得好的地方开始,我们应该尽可能积累好的实践经验,并尽量避免错误。联络人可以询问:“在向目标迈进的过程中,我们取得成功有哪几步?项目中,真正做得很棒的是哪些地方?”
同时,必须多问几次“为什么”,它会使你很快找到问题的根源。此外,保证每个人都参加讨论,请那些不作声的人发言。
07
分析成功的原因
找出成功的原因,总结出重要的、可以重复使用的经验和建议。总结出的经验和建议必须基于大家公认的事实。
在这个阶段,可采用团队对话引导的方式,让大家畅所欲言,以开放的心态自由探讨,不压制任何不同的声音,并将冲突引导为富有建设性的、创造性的对话,逐渐达成共识。
08
询问“哪些可以做得更好”
没有完美的项目,即使取得了全面成功的项目也有需要改进的空间。因此,我们要围绕“哪些地方可以做得更好”“哪些过程是次优的”“还有哪些遗憾或缺陷”等问题,展开讨论。同时,再次运用“多问几个为什么”的技巧,探询一下影响项目未能做到最好的原因。
09
找出困难和改进建议
项目复盘应放眼未来,不要纠缠于过去的错误。但是,找出“绊脚石”和容易犯的错误能规避将来再犯同类错误,这也是很重要的。
下面的一些问题会非常有用。
✤ 在当时给定的信息和知识条件下,我们能做得更好吗?
✤ 在现有的信息和知识条件下,我们怎样把这些项目做得不一样,以保证获得更大的成功?
✤ 根据你现在的经验,你对将来这类项目的小组成员有什么建议?
✤ 如果下次仍有机会做类似项目,你会在哪些方面采用不同的做法,以便做得更好?
10
确保没有遗漏,每个人都畅所欲言
你不能让任何人在离开会场时,觉得事情还没有说清楚或觉得自己有价值的意见没被重视。因此,可以利用打分或让大家评价的方式,来确认是否有遗漏的事项。你可以问大家:“大家想一想,你对这个项目的满意程度如何,如果10分为满分,你能打多少分?”
如果有人打分不到10分,你可以问:“你觉得怎样才能打到10分呢?”用这个方法,你就可以知道他们没有表达出来的或不满意的地方。
11
询问“接下来做什么“
项目复盘要付诸应用,才能发挥真正价值。如果与会者中有人正准备再做一个类似的项目,那么可以提醒他们是否能利用刚刚总结出来的经验,对新项目的计划、方法等加以优化。
12
整理并分发会议记录
有一个结构清晰、简明扼要、保存完整的会议记录是非常重要的,因为没有人喜欢看杂乱无章的长篇大论。但是,如果过于简略,缺少必要的细节,也将大大削弱会议记录的价值。
因此,要尽可能详细地记录对将来工作有帮助的建议,将其醒目地标注出来,适当的时候,要直接记录大家的发言。记录之后,应征求每一个参会者的意见,确保没有任何人的话被误解,也没有重要事项被遗漏,这是对联络人的一大挑战。会议记录一旦统一,要将最终的文件分发给大家,并共享给可能会从中受益的人。
更多项目经理所遇到的问题,以及解决办法,请继续关注华鼎维赢项目管理。
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