项目经理应不断实现自我“系统升级”

书上有一句话,如果把一个人比作电脑,那么眼睛是摄像头,大脑则是CPU。很多人读书的时候只用摄像头,CPU却根本没启动。这指出我们大多数人读书只看不思的真相。想要不断进步,要勇于尝试和犯错,在反复练习中吸取教训。我们作为项目经理,不能光通晓理论,否则亲自上手的时候,还是被事情追着跑,累得到处救火。作为好的项目经理,一定要心中有数,运筹帷幄,决胜千里之外。软实力就像是每个项目经理的操作系统,在我们的工作过程中,一定要有意识地构建并不断升级自己的操作系统,这样才能不断地自我赋能。沟通能力,计划能力,组织能力,决策能力,创新能力,汇报能力,激励能力,这7种能力不断升级,才能做到战无不胜。

1沟通技巧

PMBOK明确建议项目经理应该把75%以上的时间花在沟通上。沟通主要包括与平级的内部沟通,与上级的内部沟通,与客户之间的外部沟通。

平级的内部沟通重点之一是建立例会、周会、双周会等。这样做的最大好处是,所有人都在一起,在有许多团队成员的复杂结构项目中,这一点非常重要。

上级的内部沟通通常见的形式有月报、升级报告、项目总结、庆祝会等。强调简洁清晰、突出重点;

与外部客户的沟通可分为常规沟通和客户审核应对。常规沟通和内部沟通一样,其实是一个建立相互信任的过程,要做到不抱怨,不抱怨,谈事情,给予积极反馈,用专业的表现来赢得信任的;客户审计应对,了解客户审计体系,知己知彼,百战不殆,端正态度,注重沟通和问题解决。

无论是内部还是外部的沟通,都要做好记录,这是非常好的习惯。也要及时总结经验教训,不要忘记过去的经验教训,及时总结能够及时进步。

2策划能力

时间线是项目经理必须要重视的。制定时间线需要参考公司内部和客户内部的关键里程碑,根据每个工作包的时间完成整个项目的时间线。制作的过程中,还要考虑团队的评审计划,定期向领导汇报计划。

同时,SMART原则也是一个优秀的规划工具。

此外,项目经理的个人时间管理能力也属于计划能力的范畴。要谨记80/20原则,重要/紧急四象限管理,可以帮助我们抓住主要矛盾,有些解决主要矛盾,才能从容面对项目。

3组织能力

在项目组里,大家一定要团结一致。项目一旦启动,项目经理的当务之急是组建团队,既要考虑每个成员的技能,又要客观评价团队成员的负荷。在团队进行中,项目经理要及时识别灰色地带,提高团队凝聚力,增强团队成员的个人成就感。

对于项目经理来说,组织会议也是一项非常重要的技能。会前准备包括:准备会议材料、确定会议参与人、确定会议议程和议题、强调会议纪律,会议过程要指导团队成员准确讨论会议议题,思维集中不分散,把握好会议时间。会议结束后,应及时分发会议纪要,并跟进解决后续事宜。

4决策能力

《尼布尔的祈祷文》说:请给我安宁,接受我无法改变的。给我勇气去改变我能改变的。给我智慧来分辨两者的区别。

用项目经理的思维来理解,团队成员可以决策什么,项目经理必须决策什么,项目经理不能决策什么。不能决策的问题一定要及时升级,向上反馈征求领导意见。

5创新能力

优化现有流程,与已有的流程类进行对比,注重细节,持怀疑态度,这些都是真正的执行力,是让项目茁长成长的前提,身为项目经理一定要重视这些。

6汇报能力

报告一般分为口头报告和书面报告。

口头报告,请用金字塔原理(其实这几乎是普遍适用的原则之一)进行分析,并给出你的建议。

书面报告分为工具、技术、方法和途径。工具就比如PPT、Excel、Word、投影仪等MS的软件;技术就是报告技巧;方法就是公司的项目管理流程;途径则是公司的价值观。联想提出“如果公司没有相关规定,就要按照企业文化去做”,就是用道御术的典型例子。

7激励能力

相信所有问题都能解决,如果暂时不能,就问自己是否已经尽力了,是不是用尽了方法,是不是向各方都寻求了帮助。

当然,除了这7种能力,项目经理还有其他软技能。比如领导力、表达能力、组织能力、思维能力、梳理能力等等。如今社会发展迅速,知识结构更新的速度越来越快,我们的操作系统需要不断的调整和更新,才能在自己的领域不断的创新和完善。

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